La empresa debe informar acerca de su identidad y dirección de contacto (postal y electrónica) en la firma de sus correos electrónicos profesionales, así como advertir acerca de la confidencialidad de su contenido y, en su caso, documentación adjunta.

Recomendamos la inclusión automática en la parte final (firma) de los correos electrónicos salientes un texto como el que sigue:

El contenido de esta comunicación y de toda su documentación anexa es confidencial y se dirige exclusivamente a su destinatario. El uso no autorizado de esta información está prohibido por la legislación vigente. Si usted no es el destinatario le rogamos nos lo indique, no comunique su contenido a terceros y proceda a su destrucción. Disculpe las molestias que le haya ocasionado la recepción indebida de este e-mail. Sus datos figuran en los sistemas de tratamiento de Ekocean, S.L., a quien usted puede dirigirse para ejercer sus derechos de  acceso, rectificación, limitación, supresión, oposición y portabilidad, así como retirar su consentimiento y realizar cualquier otra solicitud sobre esta materia, en calle Garibai, 4, 3º izda., 20004 Donostia (Gipuzkoa), T. 660830898 – info@ekocean.es

Komunikazio honen edukia eta dokumentazio erantsia konfidentziala da eta hartzaileak bakarrik jaso beharko luke. Indarrean dagoen legeriak debekatu egiten du bertan eskainitako informazioa baimenik gabe erabiltzea. Komunikazioa zuri iritsi bazaizu, baina zu ez bazara hartzailea, mesedez, guri jakinarazi, eta jasotako informazioa ez inori jakinarazi eta suntsitu. Barkatu okerreko email hau jasotzeak eragindako eragozpenak. Zure datuak Ekocean, S.L. enpresaren tratamendu-sistemetan sartuta daude. Zure datuak ikustea, zuzentzea, ezereztea, tratamendua mugatzea, tratamenduari aurka egitea eta datuen portabilitatea eska dezakezu. Zure baimena edonoiz ezeztatu dezakezu, baita gai honi buruzko bestelako edozein eskaera egin ere. Horretarako, enpresara jo dezakezu helbide honetan: Garibai kalea, 4, 3. ezker, 20004 Donostia (Gipuzkoa), T. 660830898 – info@ekocean.es

This message and all documents attached to it are confidential and intended only for the person or entity to which it is addressed. Any use of this information by unauthorised persons is prohibited under current legislation. If you received this message by error, please advise us, destroy it and refrain from communicating its contents to third parties. We apologise for any inconvenience receiving this email improperly may cause to you. Your personal data are included in a processing sistem owned by Ekocean, S.L. If you want to exercise your rights of access, rectification, erasure, restriction, objection and portability, or you want to revoque your consent or make any other inquire about this matter, you can contact Ekocean, S.L. at Garibai kalea, 4, 3º izda., 20004 Donostia (Gipuzkoa), T. 660830898 –info@ekocean.es

Ejemplo de texto alternativo:

Komunikazio honen edukia eta dokumentazio erantsia konfidentziala da eta hartzaileak bakarrik jaso beharko luke. Indarrean dagoen legeriak debekatu egiten du bertan eskainitako informazioa baimenik gabe erabiltzea. Komunikazioa zuri iritsi bazaizu, baina zu ez bazara hartzailea, mesedez, guri jakinarazi, eta jasotako informazioa ez inori jakinarazi eta suntsitu. Barkatu okerreko email hau jasotzeak eragindako eragozpenak. Zure datuak Ekocean, S.L. enpresaren tratamendu-sistemetan sartuta daude. Zure datuak ikustea, zuzentzea, ezereztea, tratamendua mugatzea, tratamenduari aurka egitea eta datuen portabilitatea eska dezakezu. Zure baimena edonoiz ezeztatu dezakezu, baita gai honi buruzko beste eskariren bat egin ere. Horretarako enpresara jo dezakezu helbide honetan: garibai kalea, 4, 3.ezker, 20004 Donostia (Gipuzkoa).

El contenido de esta comunicación y de toda su documentación anexa es confidencial y se dirige exclusivamente a su destinatario. El uso no autorizado de esta información está prohibido por la legislación vigente. Si usted no es el destinatario le rogamos nos lo indique, no comunique su contenido a terceros y proceda a su destrucción. Disculpe las molestias que le haya ocasionado la recepción indebida de este e-mail. Sus datos figuran en los sistemas de tratamiento de Ekocean, S.L., a quien usted puede dirigirse para ejercer sus derechos de acceso, rectificación, limitación, supresión, oposición y portabilidad, así como retirar su consentimiento y realizar cualquier otra solicitud sobre esta materia en calle Garibai 4, 3º izda., 20004 Donostia (Gipuzkoa).